La invitación es un documento empleado en diferentes situaciones para invitar oficialmente a un individuo a un acontecimiento, encuentro o incluso a un país. Según el objetivo, este documento puede necesitar determinados datos concretos y satisfacer ciertos requerimientos legales.
¿Qué es una carta de invitación?
Es un documento que extiende una invitación de una persona o entidad a otra persona para asistir a un evento social o viajar a un lugar en particular. El documento puede ser personal o de negocios, según la finalidad del documento. En el ámbito migratorio, es una invitación para un extranjero a visitar un país, y se utiliza en varias situaciones, como solicitudes de visa y para viajar a varios países.
Tipos de cartas de invitación. Según el contexto, las cartas de invitación se pueden agrupar en:
- Invitación personal: Un carta de invitación que se les envía a amigos y familiares para un evento social, como una boda o un cumpleaños.
- Carta de invitación formal: Común en eventos empresariales, conferencias y reuniones.
- Carta de invitación para visado: Necesaria en algunos países para justificar el ingreso de una persona extranjera por un periodo determinado.
¿Cuándo se Necesita una Carta de Invitación?
Hay casos en los que se requiere una carta de invitación. Sin embargo, de acuerdo con las regulaciones del país de llegada y el país de origen del invitado, existen situaciones más comunes:
Solicitud de visa: muchos estados requieren una carta de invitación como archivo en un paquete de documentos para solicitar una visa. Esto es especialmente cierto para las visas de turista o familiares;
Viajes de el espacio Schengen: cuando planea un viaje a los países del espacio Schengen , alrededor de 25 países, entre ellos Alemania, España, Francia y otros, una carta de invitación será necesaria si se planea alojar en la residencia privada de una persona…
Viajes de negocio: Algunas veces, cuando un invitado visita una conferencia o participa en diferentes reuniones de negocios en la empresa, están obligados a emitir una carta de invitación. Si el invitado decide viajar al país anfitrión por turismo o para visitar a la familiaracias.
Consideraciones importantes a tener en cuenta
Es importante tener en cuenta que la carta de invitación no asegura la expedición de la visa, dado que la potestad de decisión corresponde a la autoridad consular o embajada correspondiente. De igual forma, los requisitos que se deben proporcionar son distintos en función del país, por lo que conviene que compruebes las leyes que se encuentren en vigor.
La carta de invitación, por ser un documento oficial, debe ir acompañada de copias de los documentos de identidad y residencia del autor de la invitación para que se presuma que ese es el lugar donde la persona invitada tiene que ir.
En el supuesto de que la carta de invitación esté escrita en un idioma distinto respecto al de la llegada del destinatario, sería pertinente hacer un certificado notarial de la traducción.
En el caso concreto de España, la carta de invitación tiene como finalidad probar que el extranjero tiene casa donde alojarse en el momento de su llegada a las casas que contengan la carta de la invitación. Para ello el autor de la invitación debe acercarse a la comisaría de policía existente en la casa e iniciar el trámite que le permita obtener la carta de invitación. Debo advertir que la carta de invitación no sustituye ni reemplaza a los requisitos de entrada que está obligada a cumplir la persona extranjera en cualquiera de las fronteras exteriores.
En definitiva, la carta de invitación se convierte en un recurso provechoso para los desplazamientos internacionales, ya que permite demostrar que se tiene un lugar de residencia y un motivo de visita. Su adecuada redacción y presentación puede acelerar el ingreso de la persona en el país y, además, puede dar mayor confianza a las autoridades del país en cuanto a la autorización del viaje.
Casos Especiales y Excepciones
Bajo la denominación de cartas de invitación, se consideran muchas circunstancias especiales o excepciones que requieren tener presente un estudio pormenorizado. Es evidente que muchas de estas circunstancias específicas vienen asociadas a otras finalidades de viaje distintas a las meras visitas turísticas, y han de tener presente documentación y trámites específicos.
Uno de los casos especiales de mayor relevancia corresponde a las invitaciones para eventos específicos (conferencia, congreso, evento deportivo, evento cultural, etc.). En este caso, la carta de invitación suele ser expedida por la organización que lleva a cabo el evento, y tiene que contener información pormenorizada sobre la finalidad de la visita, el conjunto de las fechas del evento y su programa. También puede que requiera la documentación relacionada con la inscripción en el evento, o acreditación como participante.
Otra excepción relevante lo constituye las invitaciones para tratamientos médicos en el extranjero. En el supuesto de que una persona necesita atención médica en un país distinto de su país, la carta de invitación tiene una gran relevancia. En este caso, la carta de invitación la expide el centro médico o el/la profesional sanitario/a que realice el tratamiento, y ha de contener información de carácter pormenorizada sobre el diagnóstico, el plan de tratamiento, el tiempo de estancia y el coste del mismo. También puede ser preciso añadir documentación que acredite con informes médicos, pruebas diagnósticas o acreditaciones sobre la solvencia económica a fin de hacer frente a los gastos del tratamiento.
Las invitaciones para personas menores de edad también requieren consideraciones especiales. En caso de que una persona menor de edad viva sin sus padres o tutores legales, será necesaria una autorización de viaje por parte de ambos padres o tutores, así como una carta de invitación que indique qué persona es responsable del menor durante la estancia en el país donde viaja. Así mismo será posible que sea preciso añadir otra documentación, como copias de los documentos de identidad de los padres o tutores o junto con pruebas de la relación familiar.
Es necesario tener en cuenta que las excepciones y los requisitos concretos pueden variar en gran medida de acuerdo al país de destino y la nacionalidad del invitado. Por consiguiente, es muy recomendable contrastar los requisitos concretos con la embajada o el consulado correspondientes antes de iniciar el proceso de solicitud.
Conclusión final
En definitiva, la carta de invitación se muestra como una herramienta de gran utilidad para quienes viajan de un país a otro, especialmente en el caso de solicitudes por visados y visitas a países con normas migratorias estrictas; el fin que persigue es demostrar el alojamiento y el objetivo de la visita, lo que contribuye a una mayor celeridad de los trámites del proceso de inmigración y a dar una impresión más favorable.
A lo largo de este análisis hemos visitado los puntos que envuelven a la carta de invitación, desde la definición y requisitos hasta los casos especiales y las excepciones que pudieran surgir. También hemos puesto de relieve la importancia de la veracidad y de la veracidad cumplida de este tipo de documentos, sumado al chequeo de los requisitos propios de cada país.
Finalmente la carta de invitación funciona como un puente que permite el contacto interpersonal entre personas de diferentes culturas y nacionalidades, fomentando así el contacto y la comprensión mutua. Su utilización correcta basada en el conocimiento y el cumplimiento de las normas es imprescindible para evitar situaciones conflictivas en el viaje.
